Niestety często zdarzają się sytuacje, w których klient spóźnia się z płatnością. Kiedy nie wykazuje on chęci, aby uregulować należności pomimo upływu wymaganego terminu, należy przedsięwziąć bardziej zdecydowane kroki. Skuteczne odzyskiwanie należności kieruje się jednak swoimi prawami i aby było efektywne, musi być przeprowadzone właściwie.
Strategia
Windykacja należności musi być przeprowadzona wedle określonej strategii. Kolejność działań i ich intensywność nie może być pozostawiona przypadkowi. W zależności od tego, jakimi metodami i ścieżkami komunikacji mamy możliwość się posłużyć, dobrze jest mieć z góry przyjęty plan działania, najlepiej z przyjętym harmonogramem. Nie oznacza to oczywiście, że nie można zachować pewnej elastyczności w zależności od reakcji klienta. Dlatego dobrze mieć opracowany plan działania, który zakłada różne warianty.
Komunikacja
Duże znaczenie ma forma komunikacji, jaką wybierzemy. Należy jasno określić, że naszym celem jest windykacja należności. Najczęściej na początku zaleca się kontakt mailowy lub list z przypomnieniem o konieczności realizacji płatności. Jeśli taki upomnienie nie przyniesie oczekiwanego rezultatu, warto je ponowić. Dopiero w kolejnym etapie można skontaktować się z klientem telefonicznie. Ostatnim krokiem jest zwykle ostateczne wezwanie do zapłaty z zaznaczeniem konsekwencji jej braku. Jednak największe znaczenie ma tu dopasowanie rodzaju komunikacji do firmy, z którą się kontaktujemy. Przykładowo komunikacja mailowa będzie miała sens jedynie w przypadku, jeśli jest to faktycznie narzędzie aktywnie wykorzystywane u naszego klienta – wciąż wiele osób stawia na tradycyjne formy komunikacji i list ma dla nich o wiele większą wagę.
Konsekwencja
Zachowanie konsekwencji w specyficznej dziedzinie jaką jest windykacja należności to klucz do sukcesu. Jeśli przestrzegamy klienta przed następstwami braku płatności lub kontaktu, musimy mieć pewność, że kolejnym krokiem będzie podjęcie zapowiedzianych działań. W przeciwnym wypadku, nie uda się uzyskać zamierzonego efektu, a klient w przyszłości nie będzie traktował poważnie ostrzeżeń o zawieszeniu konta czy przekazaniu sprawy do odpowiednich organów.
Aby egzekwowanie należności było skuteczne, trzeba przeprowadzać je w zaplanowany sposób. Dopasowując formę kontaktu do odbiorcy, należy być słownymi i zdecydowanym. Nie ma jednej strategii, które skuteczna byłaby zawsze, ale z pewnością konsekwencja w działaniu powinna być podstawą każdej z nich.
