Monitoring należności oznacza przyjęty w firmie określony system polegający na bieżącym analizowaniu zawieranych transakcji pod kątem zbliżających się terminów płatności z tytułu wystawianych faktur. Pozwala on na podjęcie odpowiednich kroków pomagających w uzyskaniu należnych kwot w oczekiwanym czasie. W zależności od sposobu i wielkości firmy, systemy monitoringu są mniej lub bardziej złożone.
Dlaczego monitoring należności jest ważny dla firmy?
Przyjęło się sądzić, że tym, co napędza działalność firmy oraz decyduje o jej rozwoju, jest liczba zleceń (czyli ilość klientów). Praktyka pokazuje jednak, że nawet duże zainteresowanie ze strony klientów nie musi oznaczać dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Jeśli kontrahenci nie będą regulować swoich należności w terminie, brak płynności może w krótkim czasie utrudnić funkcjonowanie firmy. Problem ten został dostrzeżony również przez ustawodawcę, który wprowadził niedawno dodatkowe obostrzenia – chroniąc w szczególności tych małych przedsiębiorców. Przepisy dają pewne narzędzia prawne służące minimalizacji negatywnych konsekwencji wynikających z zawarcia transakcji z kontrahentem zalegającym z płatnościami (przykładowo ulga na złe długi w VAT oraz w CIT).
Ponadto istnieje ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, której ostatnia zmiana również miała przeciwdziałać nieuczciwym procederom. Niezależnie jednak od pomocy płynącej bezpośrednio z przepisów prawa (z których oczywiście należy korzystać), każda firma powinna dbać o swoje interesy również we własnym zakresie. A zabezpieczeniu tych interesów służy właśnie monitoring płatności.
Na czym polega monitoring należności?
Zadaniem monitoringu należności jest mapowanie faktur ze zbliżającym się terminem zapłaty i podejmowanie w związku z tym określonych czynności, np. wysyłanie przypominających monitów albo kontakt telefoniczny z kontrahentami. Monitoring pełni również tę istotną funkcję, że stanowi źródło wiedzy o problematycznych kontrahentach, z którymi nie warto przedłużać współpracy – zwłaszcza w sytuacjach notorycznego zalegania z płatnościami. Dla zabezpieczenia interesów firmy warto więc tworzyć bazę danych zawierającą także tego rodzaju informacje i temu również może służyć monitoring należności. Będzie to polegało np. na blokowaniu podejmowania zleceń pochodzących od klienta, który nie zaspokoił jeszcze wcześniejszych zobowiązań wobec firmy.
W efekcie, każdy dobry przedsiębiorca powinien zabezpieczyć interesy zarówno swoje, jak i zatrudnianych pracowników poprzez odpowiednie narzędzia służące płynności finansowej firmy, które zapobiegają nadużyciom ze strony nierzetelnych (lub nieuczciwych) kontrahentów. Do takich narzędzi należy wprowadzenie systemu monitorowania płatności, a także (jeśli istnieje taka konieczność) współpraca z firmą windykacyjną.
