Jak odzyskać pieniądze od dłużnika? Kompletny przewodnik dla małych przedsiębiorców

Jako mały przedsiębiorca borykasz się z dłużnikami, którzy unikają zapłaty za faktury od dłuższego czasu? Niestety problem ten dotyczy nie tylko Ciebie, a zwlekanie z płatnością faktur staje się poniekąd standardem w polskich warunkach. Wpływ na to ma kilka czynników, w tym m.in. powszechne przyzwolenie na tego typu sytuacje oraz pogarszająca się sytuacja gospodarcza w naszym kraju. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla małych przedsiębiorców i sprawdź, jak odzyskać pieniądze od dłużników.

Spróbuj zabezpieczyć się jeszcze przed wystąpieniem problemu przeterminowanych faktur

Warto zabezpieczyć się prawnie jeszcze przed sytuacją, w której dojdzie do zwlekania z płatnością faktur po stronie naszych partnerów biznesowych. Właśnie dlatego rekomenduje się podpisywanie umów z klientami przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań na ich rzecz, lub potwierdzenia zlecenia i odbioru towarów lub usług. W umowie uwzględnij m.in. warunki płatności i konsekwencje, które spotkają strony umowy, jeżeli się z niej nie wywiążą. To zabezpieczenie, które ułatwia prowadzenie skutecznej windykacji wtedy, gdy będzie ona potrzebna.

Weryfikuj status płatności zaległych faktur

W natłoku pracy łatwo przeoczyć fakt, że jakaś faktura jest nieopłacona. Dzieje się tak przede wszystkim w przypadku mniejszych przedsiębiorców, którzy na swojej głowie mają wiele obowiązków. Te księgowe czasami schodzą na drugi plan i nie jest trudno o pogubienie się w stosie dokumentów. Właśnie dlatego rekomenduje się cykliczną weryfikację statusu płatności wystawionych faktur, zwłaszcza tych, które są już po terminie. Można to robić w sposób we własnym zakresie, za pomocą programu księgowego lub postawić na współpracę z firmą windykacyjną oferującą monitoring płatności. Skuteczny monitoring to nie tylko email lub sms, ale przede wszystkim kontakt telefoniczny. Dlatego współpraca z profesjonalną firmą windykacyjna dysponującą wszystkimi kanałami kontaktu może zmniejszyć liczbę przeterminowanych faktur nawet o 50% w ciągu kilku miesięcy. Automatyzacja procesów pozwala na stały nadzór nad wszystkimi fakturami jednocześnie wykorzystując drogę mailową, smsy oraz kontakt telefoniczny. Kluczowa jest też informacja zwrotna od kontrahentów o statusie danej faktury i ewentualnych problemach związanych z brakiem płatności. Najczęstsze problemy to brak faktury, niewłaściwie wystawiona faktura lub w dużych firmach nieodpowiednia ścieżka przekazywania faktur. Jeśli wyślesz tylko emaila z programu księgowego, to się o tym dowiesz dopiero tygodnie lub miesiące po terminie płatności.

Na końcu, kluczowe kryterium w doborze partnera do świadczenia monitoringu płatności to jakość kontaktu z Twoimi kontrahentami. Monitoring to jeszcze nie windykacja, stąd praca pod Twoja marką wymaga rzetelnego o profesjonalnego partnera z doświadczeniem w tego typu usługach.

Przypomnij klientowi o płatności

Jeżeli faktura wciąż pozostaje nieopłacona, a termin minął już jakiś czas temu, to nie ma na co czekać. Przypomnij klientowi o tym, że ma nieuregulowaną należność. Zrób to za pomocą przyjaznej wiadomości email z prośbą o potwierdzenie jej odebrania. Jeżeli przez kilka dni nie dostaniesz odpowiedzi, to wyślij wiadomość ponownie, a także spróbuj skontaktować się z dłużnikiem za pomocą mediów społecznościowych lub telefonicznie. Oczywiście postaw na prywatną komunikację.

Wyślij wiadomość ponaglającą

Gdy w ciągu kilku kolejnych dni nie dostaniesz odpowiedzi, to zdecyduj się na bardziej stanowczy ton kolejnej wiadomości. Niech to będzie e-mail z ostatnim przypomnieniem. Tego typu wiadomości wysyła się na około 40 dni po terminie płatności, jednak zależy to od dotychczasowych standardów współpracy i skali zaległości. Wiadomość powinna wskazywać na to, że to ostatnie przypomnienie przed wstąpieniem na drogę windykacyjną, jednak wciąż powinna posiadać profesjonalny ton i charakteryzować się szacunkiem wobec drugiej strony.

Kontakt telefoniczny

Jeżeli to dalej nie poskutkuje, to spróbuj ponownie skontaktować się z dłużnikiem telefonicznie. Powinna to być ostatnia próba tego typu przed podjęciem określonych kroków prawnych. Gdy problem wciąż się utrzymuje, to często jedynym rozwiązaniem jest skorzystanie z profesjonalnej firmy windykacyjnej i wejście na drogę sądową. Ponadto zaprzestań świadczenia usług dla tego kontrahenta i rozważ zgłoszenie go do BIG.

Postaw na wsparcie firmy windykacyjnej

Często próby odzyskania swoich należności we własnym zakresie i w sposób polubowny nie zdają egzaminu. Wówczas warto zdecydować się na wsparcie profesjonalnej firmy windykacyjnej. Jako mały przedsiębiorca możesz nie posiadać wystarczającego doświadczenia w ściąganiu długów. Ponadto swoje siły powinieneś angażować w kluczowe działania przynoszące zyski Twojej firmie. Nieodpowiednie poprowadzenie procesu windykacyjnego może minimalizować szansę na odzyskanie pieniędzy, a także prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji prawnych.

Eksperci w firmie windykacyjnej posiadają wiedzę merytoryczną w zakresie obowiązującego prawa, procedur windykacyjnych, a także standardów prowadzenia całego procesu. To w parze z wysoko rozwiniętymi kompetencjami miękkimi zwiększa szanse na odzyskanie pieniędzy. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i zyskasz trochę spokoju. Ponadto unikniesz sytuacji, w której problem płatności rzutowałby na zbudowaną wcześniej z partnerem biznesowym relację. Ma to duże znaczenie zwłaszcza w przypadku długotrwałych współprac.

Zachęcamy do kontaktu

Jeżeli masz problemy z odzyskiwaniem pieniędzy za niezapłacone faktury, to zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Zapoznamy się z Twoją sytuacją, a także przygotujemy i wdrożymy plan, który pozwoli na skuteczne odzyskanie należności. Świadczymy również profesjonalne usługi związane z prowadzeniem wywiadu biznesowego, dzięki czemu zweryfikujesz potencjalnych kontrahentów przed nawiązaniem z nimi współpracy. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko zaburzenia swojej płynności finansowej.