Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem niezapłaconych przez kontrahentów faktur. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i dużych podmiotów gospodarczych. W takiej sytuacji pierwszym krokiem w ramach windykacji powinien być kontakt z dłużnikiem oraz przypomnienie mu o płatności. Jak powinno ono wyglądać, jak często je wysyłać i czy takie działanie może być skuteczne?

Czym właściwie jest przypomnienie o płatności?

Przypomnienie o niezapłaconej fakturze nazywa się również monitem. W dużym skrócie jest to powiadomienie dostarczane do osoby lub podmiotu, który nie opłacił faktury lub innej należności zgodnie z ustalonym terminem. Przypomnienie o płatności wskazuje na to, że taka sytuacja zaistniała oraz wskazuje na konieczność bezzwłocznego uregulowania przeterminowanej należności. To jedna z pierwszych czynności, które powinien przedsięwziąć wierzyciel w celu odzyskania pieniędzy. Można to zrobić we własnym zakresie lub we współpracy z firmą windykacyjną.

Jak powinno wyglądać dobre przypomnienie o płatności?

Przepisy polskiego prawa nie wskazują precyzyjnie na to, jak powinno wyglądać przypomnienie o płatności. Oznacza to, że nie ma jednego ogólnie przyjętego wzoru. Istnieją jednak standardy, które warto zachować, przygotowując tego typu powiadomienie. Może mieć ono charakter pisemny lub elektroniczny. Standardem jest poprzedzenie wysłania dokumentu kontaktem telefonicznym. W trakcie rozmowy również można przypomnieć kontrahentowi o przeterminowanej płatności i zwrócić uwagę na konieczność jej bezzwłocznego uregulowania.

Jeżeli decydujesz się na przygotowanie przypomnienia o przeterminowanej płatności, to zadbaj o to, aby dokument posiadał takie elementy jak:

  • zwrot grzecznościowy na samym początku;
  • podanie powodu wysłania przypomnienia;
  • konkretne wskazanie numeru faktury, kwoty do zapłaty oraz zawartego na fakturze terminu płatności;
  • numer rachunku, na który ma wpłynąć należność;
  • ponaglenie do bezzwłocznego uregulowania zadłużenia;
  • podpis osoby wystawiającej przypomnienie o płatności oraz nazwa firmy lub jej pieczątka.

Pamiętaj o tym, aby zawsze zachować najwyższe standardy w komunikacji z dłużnikiem i postępować taktownie. Dotyczy to również rozmów telefonicznych pełniących rolę przypomnienia o płatności.

Jak często je wysyłać?

Przypomnienie o płatności może przyjąć różną formę. Obecnie najczęściej stosuje się:

  • wiadomość SMS;
  • rozmowę telefoniczną;
  • wiadomość e-mail;
  • pocztę tradycyjną;
  • różnego rodzaju programy i aplikacje do komunikacji.

Tak naprawdę z przypomnieniem o płatności nie warto zwlekać. Rekomenduje się, aby wysyłać je już pierwszego dnia po terminie. Następnie częstotliwość wysyłania przypomnienia zależy od danej sytuacji. Jeżeli dłużnik zadeklaruje uregulowanie należności w danym terminie, to kolejne przypomnienie powinno nastąpić dopiero po nim. Jeżeli dłużnik nie odpowiada, to warto wysyłać monity z dużą regularnością, a nawet codziennie. Wówczas rekomenduje się zastosowanie kilku kanałów komunikacji, dla zwiększenia skuteczności swojego działania.

Czy takie działanie przynosi zamierzony efekt?

Odpowiednio szybko rozpoczęta i prowadzona windykacja zwiększa szansę na odzyskanie przeterminowanych należności. Im lepiej przygotujesz się do całego procesu, tym łatwiej będzie Ci osiągnąć zamierzony efekt. Przypomnienie o płatności stanowi jeden z elementów windykacji polubownej. Wysyłanie i udokumentowanie jego wysyłania jest o tyle istotne, że stanowi ważny dowód w ewentualnym procesie. Wszystko dlatego, że wierzyciel w sądzie musi udowodnić, że podjął określone działania w ramach windykacji polubownej, które miały doprowadzić do odzyskania pieniędzy. Dzięki temu można również ubiegać się o rekompensatę za opóźnienie w transakcjach handlowych.

W większości przypadków odpowiednio często wysyłane przypomnienie o płatności przynosi zamierzony efekt i wierzyciel odzyskuje swoje należności. Niestety proza życia sprawia, że kontrahenci nie płacą z różnych powodów. Zdarza się, że po prostu faktura gdzieś im umknie lub o niej zapomną. Wówczas przypomnienie o płatności sprawia, że należność regulowana jest relatywnie szybko. Jeżeli dłużnik celowo unika płatności z różnych powodów, to regularne przypominanie mu o przeterminowanej fakturze zwiększa szanse na to, że w końcu ją opłaci. Jeżeli to nie przynosi skutku, to wówczas warto postawić na twardą windykację z pomocą profesjonalistów.

Przypomnienie o zbliżającej się płatności – czy warto?

W ostatnich latach coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wysyłanie przypomnień o zbliżającej się płatności (np. na kilka dni przed terminem). To skuteczne rozwiązanie, które sprawia, że kontrahent nie zapomni o Twojej fakturze.

Jeżeli borykasz się z problemem przeterminowanych faktur i dłużnikami unikającymi uregulowania należności, to warto działać. Możesz robić to we własnym zakresie lub z pomocą profesjonalistów. Jako Straetus Polska specjalizujemy się w prowadzeniu windykacji i zwiększymy Twoje szanse na odzyskanie pieniędzy. Zapraszamy do kontaktu z naszym przedstawicielem.