Niezapłacone faktury to zmora każdego przedsiębiorcy, niezależnie czy mowa o jednoosobowej firmie, czy o międzynarodowej korporacji. Oczekiwanie na odzyskanie należności za wykonaną pracę nie tylko budzi frustracje, ale także zagraża płynności finansowej działalności. Badanie Skaner MŚP 4Q2018 dowodzi powszechności problemu – ponad połowa przedsiębiorców spotyka się z opóźnieniami płatności o więcej niż 60 dni. Uregulowanie zobowiązań wobec pracowników i innych jednostek nie może jednak czekać na opóźniony przelew. Warto więc znać strategie radzenia sobie z przeterminowanymi fakturami.
Upewnij się, że niczego nie przeoczyłeś
Zanim zwrócisz się do klienta z ponagleniem, przejdź przez procedurę krok po kroku. Czasami to, co wydaje się być złą wolą, okazuje się tylko przypadkowym niedopatrzeniem. Upewnij się, że faktura została wystawiona poprawnie oraz wysłana i dostarczona na odpowiedni adres. Być może problem jest związany z niejasnościami co do terminu płatności? Dla pewności przejrzyj ustalenia umowne. Jeżeli wiesz, że z Twojej strony wszystko wykonano prawidłowo, skontaktuj się z kontrahentem. Warto trzymać nerwy na wodzy – szkoda byłoby zepsuć relacje biznesowe jednorazową sytuacją, możliwe, że niezapłacone faktury to wynik sytuacji losowej.
System kar i nagród
Postaraj się zachęcić kontrahentów do terminowej zapłaty. Dobrze sprawdzą się rabaty za wczesną regulację zobowiązań – nawet kilka procent może stanowić skuteczny impuls. Motywuj jednak nie tylko pozytywnie, za opóźnienia nakładaj kary umowne. Klient dwa razy zastanowi się, czy na pewno chce zwlekać z przelewem.
Minimalizuj dystans
Dobrze zaplanuj strategię komunikacji, kontaktując się z klientem w celu ponaglenia za niezapłacone faktury. Chociaż frustracja i zdenerwowanie są zupełnie zrozumiałe, to najważniejsza jest skuteczność w odzyskiwaniu środków. Aby nasza wiadomość nie została zignorowana lub odebrana negatywnie, warto jest odnieść się w niej nie do organizacji, ale do człowieka. Osoba po drugiej stronie monitora z pewnością zrozumie szczere, osobiste wyjaśnienie, dlaczego opóźnienie stanowi dla nas tak duży problem.
Bądź stanowczy
Jeżeli nie możemy odzyskać środków po dobroci, a cierpliwość się kończy, czas na przyjęcie bardziej oficjalnego tonu. Skontaktuj się z kierownictwem wyższego szczebla i dokładnie opisz, jak Twoje prośby o płatność zostały zignorowane. Przypomnij też, że za opóźnienia grożą kary, a nieopłacone faktury można skierować do firmy windykacyjnej. Zasugeruj skorzystanie z mediatora biznesowego – być może tak konkretne kroki skutecznie przyspieszą uregulowanie zobowiązań. W końcu nikt nie chce niepotrzebnie mieszać w sprawy swojego przedsiębiorstwa podmiotów trzecich.
Profesjonalna windykacja
Nierzetelny kontrahent nie daje za wygraną i wciąż wymyśla nowe wymówki, a Ty przestajesz wierzyć, że kiedykolwiek odzyskasz pieniądze – w tej sytuacji może pomóc sąd. Skonsultuj się z z firmą windykacyjną i poproś o wsparcie w ramach windykacji. Jej przedstawiciele nie tylko podejmą kroki negocjacyjne, ale będą również reprezentować Twoje interesy podczas rozprawy sądowej.
Istnieje kilka strategii odzyskiwania należności, ale najważniejsze powinno być podejmowanie współpracy ze sprawdzonymi klientami – pomoże nam to uniknąć problemów już na starcie.
